Por que as pessoas não trabalham no trabalho?

24/10/2018
homem sentado a uma mesa com um notebook. Ele está com a mão na cabeça mostrando estresse por ter muitas tarefas a realizar

Olá pessoas, tudo bem? Espero sinceramente que sim!

Sejamos sinceros: quem realmente consegue realizar todas as tarefas diárias com sucesso e excelência nas empresas?

Posso arriscar dizer que a grande maioria não consegue. Isso se deve por vários fatores. Seja por distrações daquele seu colega de trabalho que só vive procrastinando, sejam pelas  interrupções frequentes do seu chefe, que não se preocupa se você está no ápice da sua concentração, você tem que parar TUDO para atendê-lo ou aquelas reuniões absolutamente desnecessárias, que param uma equipe inteira e, na maioria dos casos, não resolvem nada.

Além dos fatores listados acima, a imensa quantidade de tarefas diárias e as “prioridades” fazem com que os colaboradores cheguem ao fim do dia com a sensação de que não fizeram nada.

Sabemos que todos esses fatores estão presentes em qualquer empresa. Não podemos fugir, mas nossas atitudes podem contribuir para que esses fatores não atrapalhem a produtividade. Para quem trabalha com criatividade, qualquer interrupção, por mínima que seja, pode comprometer todo o processo.

 

O problema

Boa parte das empresas, infelizmente, valorizam mais aqueles colaboradores que se oferecem para fazer todo o tipo de tarefa (mesmo sabendo que não têm competência para todas elas. Apenas querem agradar), ficam depois do horário, atendem as ligações de chefes e clientes no fim de semana e por aí vai. Sabe por que isso acontece? Simplesmente porque a maioria dos colaboradores não sabem dizer NÃO.

 

Como mudar isso?

Você deve se perguntar: Qual tarefa é a mais importante no momento? Ao definir a prioridade, você vai investir toda a sua energia no que é essencial e dizer NÃO para as tarefas não essenciais. Para alguns gestores, isso pode soar como uma desobediência, mas se você não definir a sua prioridade, alguém vai fazer isso por você (e provavelmente você não vai concordar).

 

Faça menos mas melhor. Conheça o essencialismo

grafico mostrando uma pessoa não essencialista, repleta de tarefas para fazer ao mesmo tempo, e uma essencialista, onde o foco é apenas em uma tarefa por vez

Ser um essencialista é focar e gastar sua energia no que realmente importa. É saber a diferença entre o desnecessário e o indispensável. Seja no trabalho ou na sua vida pessoal.

Como profissional criativo, certamente você já se deparou com as seguintes situações:

  • Estava no auge da sua concentração, mas teve que parar tudo para atender o seu chefe.
  • Ignorou etapas importantes do processo de criação porque alguém na equipe disse que aquilo era irrelevante ou que não teriam tempo para implementar.
  • Já entregou trabalhos totalmente fora de acordo com a real necessidade do cliente porque foi obrigado a isso.

 

O profissional essencialista é aquele que vê claramente a diferença entre o desnecessário e o indispensável. –  Greg McKeown

 

Esses são apenas alguns cenários. Muitos designers se submetem a realizar diversas tarefas ao mesmo tempo simplesmente por não determinarem as prioridades. A tarefa prioritária é aquela que se alinha com os seus objetivos e os da empresa. Para saber como determinar isso, você precisará de boas doses de essencialismo.

Se liga nesses princípios:

 

1. Você não é um robô

a imagem mostra um homem sentado a uma mesa visto de cima, onde ele executa diversas tarefas ao mesmo tempo. Digita, lê relatórios, lê as notícias e confere correspondências

 

Coloque na sua cabeça que você não pode fazer várias coisas ao mesmo tempo. Posso falar isso por experiência. Já trabalhei no planejamento e criação de quatro sites simultaneamente. Resultado: não me orgulho de nenhum deles. Etapas foram puladas e nenhum foi entregue com a qualidade que eu sempre prezo.

Como um essencialista, você nunca deve pegar várias demandas ao mesmo tempo. O trabalho multitarefa cria uma ilusão de maior produtividade, já que as tarefas são entregues ao mesmo tempo. Se analisarmos bem, esse tempo acaba sendo maior do que a soma da realização das tarefas individualmente. E a qualidade, na maioria das vezes, é inferior. Foi o que aconteceu comigo :/

 

2. Você escolhe as prioridades

 

Se não estabelecermos prioridades, alguém fará isso por nós – Greg McKeown

 

Para alguns chefes tudo é prioridade, não é mesmo? Se você não escolher a sua, alguém vai escolher por você e, certamente, não será aquela que você deseja pois não será definida para o seu interesse. Sendo assim, como definir a melhor prioridade?

Seja uma ideia ou projeto, ambos requerem o seu tempo como pagamento. Antes de aceitar, faça uma análise, exponha a sua metodologia de trabalho e veja se a proposta vale o preço.

 

3. Precisa de foco? Dê uma escapadinha

Mulher sentada a mesa com um computador faz anotações em um papel

 

Olha aí uma coisa que nunca passou pela minha cabeça: a gente precisa produzir o foco. Sempre pensei no foco como um “controle mental” para ajudar na concentração.

Nós precisamos de um espaço para que as ideias fluam. Pensar nelas, pesquisar e prototipar sem interrupções, e assim,  direcionar a nossa energia para executar a tarefa. Se onde você trabalha há flexibilidade, trabalhe um dia home office para aprimorar o foco e produzir melhor. Se não for possível, procure o canto mais tranquilo do escritório ou avise os colegas para não ser interrompido por um determinado tempo. Imponha-se!

 

4. A rotina é sua amiga

tablet em cima de uma mesa com várias canetas marca textos de cores diferentes em volta

 

Os essencialistas valorizam a rotina. Eles elaboram uma rotina que transforma em objetivo o que foi definido como essencial. Obviamente que, em alguns casos, os essencialistas ainda têm que trabalhar pesado, mas aplicando a rotina de maneira correta, cada esforço vai se transformar em resultado.

A rotina é uma ferramenta poderosa para que as distrações não essenciais nos domine. Se criarmos uma rotina capaz de preservar o essencial, iremos executá-la com os pés nas costas. Em vez de buscarmos o essencial, ele acontecerá naturalmente. Não gastaremos energia diariamente priorizando tudo. Gastaremos uma pequena parte do tempo para elaborarmos a rotina, e depois bastará executá-la.

A habilidade de executar o essencial virá com a prática. Leve seu pensamento na primeira vez em que precisou realizar uma tarefa que nunca tinha feito antes. Provavelmente você se sentiu desconfortável e incapaz de realizá-la, mas depois de cumprir a tarefa inúmeras vezes, a confiança veio e conseguiu realizá-la melhor, com mais rapidez e sem precisar se concentrar muito.

Crie a sua rotina e arrase!

 

5. Aplique o essencialimo na liderança

colegas de trabalho sentados à mesa se cumprimentando em forma de comemoração

 

Este princípio é voltado especialmente para os líderes.

Não importa o tamanho da sua equipe, comece a aplicar à liderança o essencialismo. A simples liderança de acordo com o princípio “menos porém melhor”, fará com que a equipe esteja sempre motivada e com isso o nível de contribuição será maior.

Veja os passos para liderar como um essencialista:

  • Seja seletivo na contratação. Elimine quem puxa a equipe para trás
  • Tenha um objetivo claro (essencial). Defina o objetivo essencial com a pergunta: “Se só pudéssemos fazer uma coisa, qual seria?”
  • Busque a extrema capacitação. Focaliza o melhor papel e a meta de contribuição máxima de cada membro da equipe
  • Transmita as coisas certas às pessoas certas, no momento certo. Escute o essencial. Seja sucinto e comunique-se com a equipe com clareza.
  • Acompanhe frequentemente o trabalho. Recompense pequenas vitórias e ajude a remover obstáculos. Assim você promoverá a motivação e o foco da equipe.

 

Quer saber mais sobre essencialismo?

Todos os pontos listados neste artigo, são os princípios do essencialismo retirados do livro Essencialismo. Aprenda a fazer menos mas melhor, do Greg McKeown. Acabei de ler o livro e pensei nos princípios aplicados ao design, mas eles se encaixam muito bem para qualquer área.

 

Capa do livro Essencialismo. Aprenda a fazer menos mas melhor

Capa do livro em inglês

 

Cheguei a conclusão que praticar o essencialismo deve ser constante e a aplicação deve ocorrer aos poucos. As pessoas não essencialistas acreditam que pessoas produtivas são aquelas que estão sempre atarefadas (quanto mais, melhor), mas não se preocupam com o que realmente elas estão fazendo, se estão fazendo certo ou se realmente é uma tarefa relevante. Se você começar a negar muitas tarefas, alguns chefes podem interpretar de maneira errada, achando que você está dispensando trabalho. Somente os resultados e bons argumentos sobre a sua maneira de criar podem fazer com que seu chefe tenha uma outra visão do seu método de trabalho. Imponha-se, mas de maneira respeitosa e profissional. Se você simplesmente disser: “Não vou fazer isso”, sem argumentação, você poderá sair prejudicado.

Como essencialista, você utilizará seu tempo para pesquisar, analisar, ouvir, explorar e criar um produto ou serviço realmente pensado para fazer a diferença. Você não vai trabalhar mais. Você vai trabalhar melhor e com mais motivação!

Até a próxima!

Cya!