O Workvila é um espaço de coworking pensado para o futuro do trabalho híbrido, oferecendo um ambiente prático, colaborativo e produtivo para freelancers, estudantes e empresários.
Para sustentar essa proposta, foi criada uma plataforma digital de agendamento e gestão de espaços, com o objetivo de simplificar reservas recorrentes, dar visibilidade em tempo real da disponibilidade e reduzir fricções tanto para usuários quanto para o negócio.
Atuei como Product Designer, responsável pelo desenho da experiência end-to-end da plataforma, desde a definição do problema até a entrega da solução para desenvolvimento.
Usuários
- O processo de reserva era manual e pouco previsível, gerando frustração em tarefas simples e recorrentes:
- Usuários não sabiam se o espaço estaria disponível no dia e horário desejados
- Era necessário aguardar confirmação para validar uma reserva
- O processo era lento e pouco eficiente para uma necessidade frequente
- Esses fatores criavam insegurança e aumentavam o esforço cognitivo para algo que deveria ser rápido e confiável.
O processo manual também gerava impactos diretos na operação:
- Retrabalho constante na gestão de reservas
- Falta de visão clara da ocupação dos espaços
- Risco de conflitos de agendabr
- Fricção no agendamento, reduzindo conversões e recorrênciabr
Como o WorkVila é uma plataforma nova, esses problemas representavam um risco para escalabilidade e crescimento do negócio.
A solução foi projetar uma plataforma digital de agendamento inteligente, que permitisse:
O foco do design foi criar uma experiência rápida, previsível e confiável, transformando uma tarefa operacional em um fluxo simples e intuitivo.
Por se tratar de uma plataforma nova, os resultados foram avaliados principalmente de forma qualitativa:
Aprendizados
Fluxos recorrentes precisam ser extremamente simples
Transparência gera confiança e reduz fricção
Pensar em escalabilidade desde o início evita retrabalho futuro
Alguns dados relevantes sobre este mercado ao redor do mundo.
Fontes: Zippia, Propques, Shortlister e Gitnux.
Antes de projetar a solução do problema foi preciso traçar um perfil do cliente do futuro espaço de coworking. Além da pesquisa global, foi feita uma pesquisa e testes em sites de concorrentes locais. Com isso, foi possível traçar um perfil de um utilizador de espaços de coworking e a jornada atual para encontrar um espaço disponível para trabalhar/estudar.
Após avaliar as “dores” dos utilizadores ao realizarem o processo de reserva de um espaço, um fluxo de usuário foi elaborado para mapear as telas do futuro website de maneira rápida para facilitar a criação.
Nesta estapa, já é possível pensar no website. Antes de abrir o Figma, papel e caneta são as ferramentas. Aqui é possível esboçar a “cara” do website. Pode-se criar livremente, várias versões e por no papel as mais variadas ideias. Tudo isso tendo em mente o problema que queremos solucionar.
Com estes esboços em papel, foram criados os protótipos de baixa fidelidade, onde é possível projetar a disposição dos elementos nas páginas e testar a usabilidade. O visual não importa nesta fase, o que importa agora é testar a funcionalidade da interface.
A criação de uma biblioteca de componentes é importante para futuras alterações e criação de novas páginas. Essa biblioteca inclui cabeçalhos, botões e, essencialmente, todos os componentes que o site possui de forma individualizada. Ter tudo definido e padronizado agiliza o processo de desenvolvimento e implementação.
O processo de reserva é feito no próprio website, de maneira cômoda e confiável. A possibilidade de saber em tempo real quais espaços estão disponíveis e o custo* é um diferencial que faz com que o cliente possa organizar os seus compromissos e também para o Workvila, que terá melhor controle da frequência de reservas e terá acesso a dados (devidamente autorizados) que serão importantes para a melhoria dos serviços.
*valores fictícios
O modo de reserva mais dinâmico é o grande diferencial, mas não se pode deixar de lado os espaços em si. De nada adianta um sistema funcional de reserva se os espaços não são atrativos. Por isso é fundamental boas fotos dos locais e destacar as características de cada um.
A experiência de reserva na versão mobile é adequada a limitação de tamanho de tela do dispositivo. Foi pensada uma forma mais prática e simples para que a reserva seja feita em poucos toques.
O projeto estabeleceu uma base sólida para o crescimento do WorkVila:
- Redução do esforço operacional do negócio
- Menor risco de conflitos de agenda
- Experiência mais fluida, com impacto direto em conversão
- Plataforma preparada para expansão de espaços e usuários
Foi analisada a possibilidade da criação de um app para reservas, apenas para quem assinar um plano mensal, pois assim o cliente poderá ter autonomia para personalizar o perfil e organizar suas reservas. A criação de um dashboard mais dinâmico para ser implementado no espaço também é uma das melhorias futuras. Esse dashboard será integrado com o sistema do estabelecimento e o colaborador pode ter acesso e analisar em tempo real as movimentações de reserva, cadastro dos clientes, parte financeira e administrativa.
