Transformando a reserva de espaços de coworking de um processo manual e incerto num fluxo de poucos passos.
O Workvila é uma plataforma de agendamento para um espaço de coworking pensado para o trabalho híbrido. O desafio do cliente era claro: transformar a reserva de espaços, uma tarefa frequente, repetitiva e cheia de fricção, num processo rápido, previsível e autónomo, capaz de sustentar o crescimento do negócio.
Atuei como Product Designer, responsável pela conceção completa da experiência: da definição do problema e pesquisa ao protótipo de alta fidelidade e à documentação de handoff entregue ao desenvolvedor contratado pelo cliente.
- Não havia visibilidade da disponibilidade real . O utilizador não sabia se conseguiria espaço no dia e hora desejados.
- Era preciso esperar por confirmação para validar uma reserva.
- O processo era lento para uma necessidade que se repete várias vezes por semana.
O processo manual gerava retrabalho de gestão, falta de visão sobre a ocupação, risco de conflitos de agenda e fricção que reduzia conversão e recorrência. Para uma operação que pretendia escalar, era um travão estrutural.
Por se tratar de uma plataforma nova, os resultados foram avaliados principalmente de forma qualitativa:
Aprendizados
Fluxos recorrentes precisam ser extremamente simples
Transparência gera confiança e reduz fricção
Pensar em escalabilidade desde o início evita retrabalho futuro
Alguns dados relevantes sobre este mercado ao redor do mundo.
Fontes: Zippia, Propques, Shortlister e Gitnux.
Antes de projetar a solução do problema foi preciso traçar um perfil do cliente do futuro espaço de coworking. Além da pesquisa global, foi feita uma pesquisa e testes em sites de concorrentes locais. Com isso, foi possível traçar um perfil de um utilizador de espaços de coworking e a jornada atual para encontrar um espaço disponível para trabalhar/estudar.
Após avaliar as “dores” dos utilizadores ao realizarem o processo de reserva de um espaço, um fluxo de usuário foi elaborado para mapear as telas do futuro website de maneira rápida para facilitar a criação.
Nesta estapa, já é possível pensar no website. Antes de abrir o Figma, papel e caneta são as ferramentas. Aqui é possível esboçar a “cara” do website. Pode-se criar livremente, várias versões e por no papel as mais variadas ideias. Tudo isso tendo em mente o problema que queremos solucionar.
Com estes esboços em papel, foram criados os protótipos de baixa fidelidade, onde é possível projetar a disposição dos elementos nas páginas e testar a usabilidade. O visual não importa nesta fase, o que importa agora é testar a funcionalidade da interface.
A criação de uma biblioteca de componentes é importante para futuras alterações e criação de novas páginas. Essa biblioteca inclui cabeçalhos, botões e, essencialmente, todos os componentes que o site possui de forma individualizada. Ter tudo definido e padronizado agiliza o processo de desenvolvimento e implementação.
O processo de reserva é feito no próprio website, de maneira cômoda e confiável. A possibilidade de saber em tempo real quais espaços estão disponíveis e o custo é um diferencial que faz com que o cliente possa organizar os seus compromissos e também para o Workvila, que terá melhor controle da frequência de reservas e terá acesso a dados (devidamente autorizados) que serão importantes para a melhoria dos serviços.
O modo de reserva mais dinâmico é o grande diferencial, mas não se pode deixar de lado os espaços em si. De nada adianta um sistema funcional de reserva se os espaços não são atrativos. Por isso é fundamental boas fotos dos locais e destacar as características de cada um.
A experiência de reserva na versão mobile é adequada a limitação de tamanho de tela do dispositivo. Foi pensada uma forma mais prática e simples para que a reserva seja feita em poucos toques.
O projeto estabeleceu uma base sólida para o crescimento do Workvila:
- Redução do esforço operacional do negócio
- Menor risco de conflitos de agenda
- Experiência mais fluida, com impacto direto em conversão
- Plataforma preparada para expansão de espaços e usuários
Foi analisada a possibilidade da criação de um app para reservas, apenas para quem assinar um plano mensal, pois assim o cliente poderá ter autonomia para personalizar o perfil e organizar suas reservas. A criação de um dashboard mais dinâmico para ser implementado no espaço também é uma das melhorias futuras. Esse dashboard será integrado com o sistema do estabelecimento e o colaborador pode ter acesso e analisar em tempo real as movimentações de reserva, cadastro dos clientes, parte financeira e administrativa.
