Workvila é um espaço de coworking pensado para o futuro do trabalho híbrido — com foco em freelancers, estudantes e empresários que precisam de um lugar prático, colaborativo e produtivo para trabalhar.
O objetivo do projeto foi criar uma plataforma digital de reservas do zero, tornando o processo mais rápido, previsível e eficiente para usuários e para o negócio.
Usuários
- Não sabem se o espaço estará disponível no dia e horário desejados
- Precisam aguardar retorno para confirmar a reserva
- Processo lento para algo simples e recorrente
Negócio
- Processo manual gera retrabalho
- Falta de visão clara da ocupação dos espaços
- Risco de conflitos de agenda
- Fricção no agendamento reduz conversão
Uma plataforma de reservas self-service, permitindo que usuários vejam disponibilidade e reservem espaços de forma imediata.
Principais entregas:
- Visualização clara de salas e espaços disponíveis
- Fluxo de reserva curto e objetivo
- Informações essenciais (capacidade, horários, regras) apresentadas no momento certo
- Confirmação imediata da reserva
A solução reduz atrito para o usuário e melhora o controle operacional do co-working.
Alguns dados relevantes sobre este mercado ao redor do mundo.
Fontes: Zippia, Propques, Shortlister e Gitnux.
Antes de projetar a solução do problema foi preciso traçar um perfil do cliente do futuro espaço de coworking. Além da pesquisa global, foi feita uma pesquisa e testes em sites de concorrentes locais. Com isso, foi possível traçar um perfil de um utilizador de espaços de coworking e a jornada atual para encontrar um espaço disponível para trabalhar/estudar.
Após avaliar as “dores” dos utilizadores ao realizarem o processo de reserva de um espaço, um fluxo de usuário foi elaborado para mapear as telas do futuro website de maneira rápida para facilitar a criação.
Nesta estapa, já é possível pensar no website. Antes de abrir o Figma, papel e caneta são as ferramentas. Aqui é possível esboçar a “cara” do website. Pode-se criar livremente, várias versões e por no papel as mais variadas ideias. Tudo isso tendo em mente o problema que queremos solucionar.
Com estes esboços em papel, foram criados os protótipos de baixa fidelidade, onde é possível projetar a disposição dos elementos nas páginas e testar a usabilidade. O visual não importa nesta fase, o que importa agora é testar a funcionalidade da interface.
A criação de uma biblioteca de componentes é importante para futuras alterações e criação de novas páginas. Essa biblioteca inclui cabeçalhos, botões e, essencialmente, todos os componentes que o site possui de forma individualizada. Ter tudo definido e padronizado agiliza o processo de desenvolvimento e implementação.
O processo de reserva é feito no próprio website, de maneira cômoda e confiável. A possibilidade de saber em tempo real quais espaços estão disponíveis e o custo* é um diferencial que faz com que o cliente possa organizar os seus compromissos e também para o Workvila, que terá melhor controle da frequência de reservas e terá acesso a dados (devidamente autorizados) que serão importantes para a melhoria dos serviços.
*valores fictícios
O modo de reserva mais dinâmico é o grande diferencial, mas não se pode deixar de lado os espaços em si. De nada adianta um sistema funcional de reserva se os espaços não são atrativos. Por isso é fundamental boas fotos dos locais e destacar as características de cada um.
A experiência de reserva na versão mobile é adequada a limitação de tamanho de tela do dispositivo. Foi pensada uma forma mais prática e simples para que a reserva seja feita em poucos toques.
A melhora na experiência de reserva de espaços causará um impacto positivo tanto no cliente quanto para o estabelecimento. O cliente terá um experiência rápida e sem espera para reservar seu espaço de trabalho e isso resultará em um maior fluxo de reservas, gerando aumento nos lucros e uma melhor monitoramento do fluxode clientes.
Foi analisada a possibilidade da criação de um app para reservas, apenas para quem assinar um plano mensal, pois assim o cliente poderá ter autonomia para personalizar o perfil e organizar suas reservas. A criação de um dashboard mais dinâmico para ser implementado no espaço também é uma das melhorias futuras. Esse dashboard será integrado com o sistema do estabelecimento e o colaborador pode ter acesso e analisar em tempo real as movimentações de reserva, cadastro dos clientes, parte financeira e administrativa.
